Sommaire du poste

Le titulaire du poste est responsable de la qualité et de l’intégrité des processus de gouvernance et agit comme chef d’orchestre de la documentation corporative et de la coordination des dossiers à portée légale (non contentieux).

Tâches et responsabilités

Secrétariat****corporatif & Conseil d’administration

• Planifier et coordonner le calendrier annuel du CA et de ses comités.

• Préparer les convocations, ordres du jour, cahiers, résolutions et documents décisionnels.

• Assister aux réunions (CA/comités; rencontres exécutives pertinentes) : prise de notes, rédaction des procès-verbaux, validation, diffusion sécurisée.

• Assurer le suivi des décisions : registre d’actions, responsables, échéanciers, relances structurées.

Gouvernance documentaire & registres corporatifs

• Maintenir le livre des minutes, résolutions, politiques, délégations d’autorité, registre corporatif et archivage officiel.

• Mettre en place une gouvernance documentaire robuste : contrôle de versions, accès, confidentialité, traçabilité.

Coordination des affaires légales (non-contentieux)

• Agir comme point de coordination interne avec les conseillers juridiques externes : préparation de dossiers, collecte d’information, suivi des livrables et échéanciers.

• Coordonner l’administration contractuelle : circulation, commentaires, consolidation des versions, approbations, signatures, archivage.

• Soutenir les dossiers corporatifs : financement, acquisitions, structures, exigences de conformité (selon les dossiers en cours), en coordination avec les parties prenantes.

Conformité & calendrier d’obligations

• Tenir un calendrier de conformité (obligations corporatives et réglementaires pertinentes).

• Coordonner les attestations, politiques, déclarations et suivis requis, avec rigueur et proactivité.

Plateformes numériques de gouvernance & M365/SharePoint

• Administrer et optimiser les plateformes de gouvernance (DiliTrust, Idside, ou équivalents) : structure, permissions, espaces CA, diffusion sécurisée, adoption.

• Structurer les espaces SharePoint (bibliothèques, métadonnées, droits, contrôle de versions) pour le “single source of truth”.

• Maîtriser Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, PowerPoint; Planner/To Do au besoin) pour améliorer la productivité et les suivis.

Proactivité, autonomie & soutien à la direction

• Être très autonome : avancer avec un minimum de suivi requis du PDG.

• Anticiper les besoins de la direction : proposer des outils, gabarits, processus, calendriers, et “amener des solutions”.

• Produire des documents exécutifs clairs (notes, synthèses, présentations CA) et vulgariser l’information complexe.

• Prendre en charge certains projets stratégiques transversaux

Profil recherché

• Rigueur, jugement, discrétion, excellente capacité de rédaction.

• Fort sens de l’organisation et capacité à gérer des dossiers sensibles/confidentiels.

• Posture proactive : réflexe de structurer, relancer, sécuriser les échéanciers et réduire le bruit pour la direction.

• Aisance à interagir avec le CA, la haute direction, des partenaires/investisseurs.

Exigences & qualifications

• Formation en droit (LL.B./J.D.) ou techniques juridiques + expérience pertinente en corporatif/gouvernance.

• Barreau non requis (profil “jeune avocat/juriste” bienvenu, formable à l’interne).

• 0 à 5 ans d’expérience pertinente (stage, cabinet, corporatif) – on valorise la maturité, la rigueur et le potentiel.

• Bilinguisme FR-EN (oral/écrit) : requis si communications fréquentes internationales. Espagnol un atout important.

• Expérience avec plateformes de gouvernance (DiliTrust, Idside, etc.) : atout majeur.

• Maîtrise Microsoft 365 + SharePoint : fortement souhaitée.

Conditions

• Salaire : À déterminer, selon l'expérience et les compétences du candidat ou de la candidate retenu(e).
• Déplacements occasionnels possibles (selon besoins, incluant international).
• Mode de travail : présence sur site du siège social de Beauharnois attendue, avec flexibilité selon le calendrier du CA et du PDG

Nos avantages

• Assurance collective complète;
• Programme de REER collectif avec crédit d'impôts supplémentaire;
• Congés personnels payés;
• Programme d’aide aux employés (PAE);
• Programme de formation continue avec Meloche Académie;
• Remboursement annuel de 200$ pour des activités sportives;
• Programme de boni à la performance.

Chez Groupe Meloche inc. et ses filiales, nous adhérons au principe de l’égalité d’accès en emploi. Nous prenons en considération toutes les candidatures de manière équivalente à compétences égales de femmes, d’autochtones, de minorités visibles, de minorités ethniques, de personnes en situation d'handicap et de membres de la communauté 2SLGBTQIA+.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.