SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS-SPECIALIST IN ADMINISTRATIVE PROCESSES
About the role
Description du poste
Les employés actuels du Réseau de la santé et services sociaux éligibles peuvent bénéficier d'un congé sans solde pour œuvrer dans un établissement nordique pouvant aller jusqu'à 60 mois. L'affichage en anglais suivra l'affichage en français.
Current eligible employees of the Health and Social Services system can take advantage of an unpaid leave to work in a Nordic establishment for up to 60 months. English follows french posting.
Fonctions Spécifiques/Specific functions
La personne titulaire du poste joue un rôle central dans le soutien administratif, opérationnel et technologique de la Direction des services administratifs et logistique (DSAL). Basé à Kuujjuaq, le poste requiert une présence terrain afin d’assurer la continuité des opérations, le respect des processus administratifs et le soutien direct aux équipes locales. En plus de ses responsabilités administratives, la personne agit comme un vecteur d’amélioration continue et de transformation organisationnelle, en accompagnant la direction dans l'adoption d'une approche de gestion basée sur les données. Elle contribue à l'implantation d'outils de gestion, à l'élaboration d'indicateurs de performance, à la création de tableaux de bord décisionnels et à l'automatisation de processus favorisant une prise de décision éclairée et efficiente. GRANDES RESPONSABILITÉS Coordination administrative et soutien à la direction
Assurer la coordination administrative de la DSAL Gestion des déplacements professionnels Gestion des arrivées et départs des employés Gestion du matériel et des actifs Gestion documentaire Administration des outils internes Assurer le suivi des contrats et abonnements Gérer les calendriers, réunions et suivis d’actions Préparer, rédiger et mettre en forme des documents administratifs Organiser, classer et maintenir la documentation interne Traiter le courrier interne Performance organisationnelle et gestion par les données Collaborer avec la direction à la définition et au suivi des indicateurs de performance (KPI) Concevoir, maintenir et optimiser des tableaux de bord de gestion et de suivi de la performance Produire des analyses et des rapports permettant d’appuyer la prise de décision Identifier les besoins informationnels de la direction et proposer des solutions de suivi adaptées Contribuer au développement d'une culture de gestion basée sur les données et les résultats Participer à la mise en place de mécanismes de gouvernance et de reddition de comptes Suivis, rapports et coordination terrain Mettre à jour et maintenir les tableaux de suivi opérationnels Produire des rapports administratifs et de gestion récurrents Effectuer le suivi des indicateurs opérationnels de la direction Assurer une présence terrain à Kuujjuaq et accompagner les équipes locales dans l'application des processus administratifs Soutenir les gestionnaires dans le suivi de leurs dossiers administratifs et opérationnels RESPONSABILITÉS COMPLÉMENTAIRES Amélioration continue des processus Identifier et proposer des améliorations aux processus administratifs et opérationnels Participer à la standardisation et à la documentation des méthodes de travail Collaborer avec les équipes pour optimiser l’efficacité des opérations Automatisation et outils Créer et maintenir des formulaires et outils numériques adaptés aux besoins opérationnels. Automatiser des tâches, suivis et flux de travail administratifs Participer à l’implantation et à l’optimisation des outils de la suite Microsoft 365 Toutes autres tâches connexes ****************** The incumbent plays a central role in providing administrative, operational, and technological support to the Administrative Services and Logistics Directorate (ASLD). Based in Kuujjuaq, the position requires an on-site presence to ensure operational continuity, compliance with administrative processes, and direct support to local teams. In addition to administrative responsibilities, the incumbent acts as a driver of continuous improvement and organizational transformation by supporting management in adopting a data-driven approach. The position contributes to the implementation of management tools, the development of key performance indicators (KPIs), the creation of management dashboards, and the automation of processes that support informed and efficient decision-making. KEY RESPONSIBILITIES Administrative Coordination and Management Support Ensure the administrative coordination of the ASLD Coordinate business travel arrangements Manage employee onboarding and offboarding processes Oversee equipment, materials, and asset management Manage document control and records administration Administer internal management and collaboration tools Monitor contracts, licenses, and subscriptions Manage calendars, meetings, and action item follow-ups Prepare, draft, and format administrative documents Organize, maintain, and archive internal documentation Process internal correspondence and communications Organizational Performance and Data Management Collaborate with management in defining and monitoring key performance indicators (KPIs) Design, maintain, and optimize management dashboards and performance monitoring tools Produce analyses and reports to support decision-making Identify management information needs and recommend appropriate tracking solutions Contribute to the development of a results-oriented, data-driven management culture Participate in the implementation of governance and accountability mechanisms Monitoring, Reporting, and Field Coordination Update and maintain operational tracking tools and reports Produce recurring administrative and management reports Monitor operational performance indicators for the Directorate Maintain an on-site presence in Kuujjuaq and support local teams in applying administrative processes Assist managers in tracking and managing their administrative and operational files ADDITIONAL RESPONSIBILITIES Continuous Improvement Identify and recommend improvements to administrative and operational processes Participate in the standardization and documentation of work methods and procedures Collaborate with teams to improve operational efficiency Automation and Digital Tools Develop and maintain digital forms and tools tailored to operational needs Automate administrative tasks, workflows, and recurring follow-ups Participate in the implementation and optimization of Microsoft 365 tools Perform any other related duties as required.
Exigences spécifiques/Specific Requirements
Doit détenir un baccalauréat en sciences de l’administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée; Deux (2) années d’expérience pertinente dans des fonctions équivalentes ou toute autre expérience pertinente; Expérience de travail dans le Réseau de la santé et des services sociaux à un poste similaire est un atout; Expérience en ressources humaines est un atout; Expérience de travail en région éloignée est un atout; Bilinguisme essentiel, français et anglais (parlé et écrit); l’Inuktitut est un atout; Sens des responsabilités et autonomie; Analyse et résolution de problèmes; Expérience en production de rapports, suivi de données ou gestion de tableaux de bord constitue un atout. Capacité à travailler avec des équipes virtuelles à distance et à développer de bonnes relations interpersonnelles; Habiletés de communication et capacité élevée d’utilisation des outils informatiques; Excellente maîtrise de la suite Office; Maitrise de PowerBi (atout); Connaissance approfondie des logiciels suivants : Suite Microsoft, Logibec, Petal. ***** Bachelor’s degree in Administration, Human Sciences, Social Sciences, or another relevant university discipline Two (2) years of relevant experience in similar or equivalent functions, or any other combination of relevant experience. Experience working within the Health and Social Services Network in a similar position is considered an asset. Experience in Human Resources is considered an asset Experience working in remote or northern regions is considered an asset Bilingualism (French and English, spoken and written) is essential; knowledge of Inuktitut is an asset Strong sense of responsibility, initiative, and autonomy Demonstrated analytical and problem-solving skills Experience in reporting, data tracking, or dashboard management is considered an asset Ability to work effectively with remote and virtual teams and develop strong interpersonal relationships Strong communication skills and advanced computer proficiency Excellent command of the Microsoft Office Suite Proficiency in Power BI is considered an asset. Strong knowledge of the following software and platforms: Microsoft Suite, Logibec, and Petal
Primes hebdomadaires/Weekly premiums
Vie chère: 74.17$ Éloignement: 233.63 Rétention: 139.13$ ***************** High cost living: 74.17$ Isolation : 233.63 Retention: 139.13$
Notes
Note 1 : Tous les postes peuvent être sujets à un processus de sélection, incluant tests et entrevue(s). Note 2 : Les candidat(e)s bénéficiaires de la Convention de la Baie James et du Nord québécois recevront la priorité à compétences égales. Note 3: Toute personne recrutée au Québec à plus de 50 kilomètres de la localité où elle est appelée à exercer ses fonctions aura droit aux sorties annuelles et au logement fourni selon son statut. Logement à partager ou transit si requis. * Les primes nordiques s'appliquent uniquement lorsque le port d'attache est dans un des villages nordiques, les montants de primes nordiques indiqués sont "sans dépendant". ***** Note 1 : All positions may be subject to a selection process, including tests and interviews. Note 2 : Candidates who are beneficiaries of the James Bay and Northern Quebec Agreement will be given priority when qualifications are equal. Note 3: Any person recruited in Quebec more than 50 kilometres from the locality in which she is called upon to perform her duties, will be granted annual trips and lodging unit as per status. Shared lodging or transit if necessary. *Nordic premiums apply only when the home port is in one of the northern villages; the amounts of Nordic premiums indicated are "without dependents".
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About the role
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Les employés actuels du Réseau de la santé et services sociaux éligibles peuvent bénéficier d'un congé sans solde pour œuvrer dans un établissement nordique pouvant aller jusqu'à 60 mois. L'affichage en anglais suivra l'affichage en français.
Current eligible employees of the Health and Social Services system can take advantage of an unpaid leave to work in a Nordic establishment for up to 60 months. English follows french posting.
Fonctions Spécifiques/Specific functions
La personne titulaire du poste joue un rôle central dans le soutien administratif, opérationnel et technologique de la Direction des services administratifs et logistique (DSAL). Basé à Kuujjuaq, le poste requiert une présence terrain afin d’assurer la continuité des opérations, le respect des processus administratifs et le soutien direct aux équipes locales. En plus de ses responsabilités administratives, la personne agit comme un vecteur d’amélioration continue et de transformation organisationnelle, en accompagnant la direction dans l'adoption d'une approche de gestion basée sur les données. Elle contribue à l'implantation d'outils de gestion, à l'élaboration d'indicateurs de performance, à la création de tableaux de bord décisionnels et à l'automatisation de processus favorisant une prise de décision éclairée et efficiente. GRANDES RESPONSABILITÉS Coordination administrative et soutien à la direction
Assurer la coordination administrative de la DSAL Gestion des déplacements professionnels Gestion des arrivées et départs des employés Gestion du matériel et des actifs Gestion documentaire Administration des outils internes Assurer le suivi des contrats et abonnements Gérer les calendriers, réunions et suivis d’actions Préparer, rédiger et mettre en forme des documents administratifs Organiser, classer et maintenir la documentation interne Traiter le courrier interne Performance organisationnelle et gestion par les données Collaborer avec la direction à la définition et au suivi des indicateurs de performance (KPI) Concevoir, maintenir et optimiser des tableaux de bord de gestion et de suivi de la performance Produire des analyses et des rapports permettant d’appuyer la prise de décision Identifier les besoins informationnels de la direction et proposer des solutions de suivi adaptées Contribuer au développement d'une culture de gestion basée sur les données et les résultats Participer à la mise en place de mécanismes de gouvernance et de reddition de comptes Suivis, rapports et coordination terrain Mettre à jour et maintenir les tableaux de suivi opérationnels Produire des rapports administratifs et de gestion récurrents Effectuer le suivi des indicateurs opérationnels de la direction Assurer une présence terrain à Kuujjuaq et accompagner les équipes locales dans l'application des processus administratifs Soutenir les gestionnaires dans le suivi de leurs dossiers administratifs et opérationnels RESPONSABILITÉS COMPLÉMENTAIRES Amélioration continue des processus Identifier et proposer des améliorations aux processus administratifs et opérationnels Participer à la standardisation et à la documentation des méthodes de travail Collaborer avec les équipes pour optimiser l’efficacité des opérations Automatisation et outils Créer et maintenir des formulaires et outils numériques adaptés aux besoins opérationnels. Automatiser des tâches, suivis et flux de travail administratifs Participer à l’implantation et à l’optimisation des outils de la suite Microsoft 365 Toutes autres tâches connexes ****************** The incumbent plays a central role in providing administrative, operational, and technological support to the Administrative Services and Logistics Directorate (ASLD). Based in Kuujjuaq, the position requires an on-site presence to ensure operational continuity, compliance with administrative processes, and direct support to local teams. In addition to administrative responsibilities, the incumbent acts as a driver of continuous improvement and organizational transformation by supporting management in adopting a data-driven approach. The position contributes to the implementation of management tools, the development of key performance indicators (KPIs), the creation of management dashboards, and the automation of processes that support informed and efficient decision-making. KEY RESPONSIBILITIES Administrative Coordination and Management Support Ensure the administrative coordination of the ASLD Coordinate business travel arrangements Manage employee onboarding and offboarding processes Oversee equipment, materials, and asset management Manage document control and records administration Administer internal management and collaboration tools Monitor contracts, licenses, and subscriptions Manage calendars, meetings, and action item follow-ups Prepare, draft, and format administrative documents Organize, maintain, and archive internal documentation Process internal correspondence and communications Organizational Performance and Data Management Collaborate with management in defining and monitoring key performance indicators (KPIs) Design, maintain, and optimize management dashboards and performance monitoring tools Produce analyses and reports to support decision-making Identify management information needs and recommend appropriate tracking solutions Contribute to the development of a results-oriented, data-driven management culture Participate in the implementation of governance and accountability mechanisms Monitoring, Reporting, and Field Coordination Update and maintain operational tracking tools and reports Produce recurring administrative and management reports Monitor operational performance indicators for the Directorate Maintain an on-site presence in Kuujjuaq and support local teams in applying administrative processes Assist managers in tracking and managing their administrative and operational files ADDITIONAL RESPONSIBILITIES Continuous Improvement Identify and recommend improvements to administrative and operational processes Participate in the standardization and documentation of work methods and procedures Collaborate with teams to improve operational efficiency Automation and Digital Tools Develop and maintain digital forms and tools tailored to operational needs Automate administrative tasks, workflows, and recurring follow-ups Participate in the implementation and optimization of Microsoft 365 tools Perform any other related duties as required.
Exigences spécifiques/Specific Requirements
Doit détenir un baccalauréat en sciences de l’administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée; Deux (2) années d’expérience pertinente dans des fonctions équivalentes ou toute autre expérience pertinente; Expérience de travail dans le Réseau de la santé et des services sociaux à un poste similaire est un atout; Expérience en ressources humaines est un atout; Expérience de travail en région éloignée est un atout; Bilinguisme essentiel, français et anglais (parlé et écrit); l’Inuktitut est un atout; Sens des responsabilités et autonomie; Analyse et résolution de problèmes; Expérience en production de rapports, suivi de données ou gestion de tableaux de bord constitue un atout. Capacité à travailler avec des équipes virtuelles à distance et à développer de bonnes relations interpersonnelles; Habiletés de communication et capacité élevée d’utilisation des outils informatiques; Excellente maîtrise de la suite Office; Maitrise de PowerBi (atout); Connaissance approfondie des logiciels suivants : Suite Microsoft, Logibec, Petal. ***** Bachelor’s degree in Administration, Human Sciences, Social Sciences, or another relevant university discipline Two (2) years of relevant experience in similar or equivalent functions, or any other combination of relevant experience. Experience working within the Health and Social Services Network in a similar position is considered an asset. Experience in Human Resources is considered an asset Experience working in remote or northern regions is considered an asset Bilingualism (French and English, spoken and written) is essential; knowledge of Inuktitut is an asset Strong sense of responsibility, initiative, and autonomy Demonstrated analytical and problem-solving skills Experience in reporting, data tracking, or dashboard management is considered an asset Ability to work effectively with remote and virtual teams and develop strong interpersonal relationships Strong communication skills and advanced computer proficiency Excellent command of the Microsoft Office Suite Proficiency in Power BI is considered an asset. Strong knowledge of the following software and platforms: Microsoft Suite, Logibec, and Petal
Primes hebdomadaires/Weekly premiums
Vie chère: 74.17$ Éloignement: 233.63 Rétention: 139.13$ ***************** High cost living: 74.17$ Isolation : 233.63 Retention: 139.13$
Notes
Note 1 : Tous les postes peuvent être sujets à un processus de sélection, incluant tests et entrevue(s). Note 2 : Les candidat(e)s bénéficiaires de la Convention de la Baie James et du Nord québécois recevront la priorité à compétences égales. Note 3: Toute personne recrutée au Québec à plus de 50 kilomètres de la localité où elle est appelée à exercer ses fonctions aura droit aux sorties annuelles et au logement fourni selon son statut. Logement à partager ou transit si requis. * Les primes nordiques s'appliquent uniquement lorsque le port d'attache est dans un des villages nordiques, les montants de primes nordiques indiqués sont "sans dépendant". ***** Note 1 : All positions may be subject to a selection process, including tests and interviews. Note 2 : Candidates who are beneficiaries of the James Bay and Northern Quebec Agreement will be given priority when qualifications are equal. Note 3: Any person recruited in Quebec more than 50 kilometres from the locality in which she is called upon to perform her duties, will be granted annual trips and lodging unit as per status. Shared lodging or transit if necessary. *Nordic premiums apply only when the home port is in one of the northern villages; the amounts of Nordic premiums indicated are "without dependents".
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